Chuyển tới nội dung

Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý ưu nhược điểm của nó

03-05-2021
Công nghệ thông tin đã thúc đẩy sự phát triển của mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề, đặc biệt là trong quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Theo dòng xu thế chung, CMC TS đã nghiên cứu, phát triển và cho ra mắt giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract. Đây là giải pháp tiên phong trong việc số hóa quy trình hợp đồng, thay đổi phương thức giao kết hợp đồng sang điện tử với nhiều tính năng ưu việt.
Ký kết hợp đồng nhanh chóng, an toàn, hiệu quả, tiết kiệm thông qua phương thức điện tử

Ký kết hợp đồng nhanh chóng, an toàn, hiệu quả, tiết kiệm thông qua phương thức điện tử

Hợp đồng điện tử là gì? 

Hợp đồng điện tử là một thỏa thuận được tạo và "ký" dưới dạng điện tử — không sử dụng giấy tờ. Một ví dụ là một hợp đồng mà bạn viết trên máy tính của mình và gửi email cho một đối tác kinh doanh và doanh nghiệp liên kết email lại với một chữ ký điện tử cho thấy sự chấp nhận thỏa thuận nào đó giữa hai bên.

Thep quy định tại Điều 33Luật Giao dịch điện tử năm 2005, “hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Cũng theo quy định tại Luật này, “thông điệp điện tử là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là một tệp hoặc ký hiệu kỹ thuật số — chẳng hạn như chữ ký bút mực được quét hoặc tên được đánh máy — mà ai đó đính kèm hoặc đặt trên hợp đồng hoặc tệp để thể hiện ý định ký hợp đồng hoặc tệp của người đó.

Mọi người ký điện tử vào tài liệu theo nhiều cách khác nhau, bao gồm bằng cách nhập tên của người ký vào vùng chữ ký, dán vào phiên bản quét của chữ ký của người ký, nhấp vào nút "Tôi chấp nhận" hoặc sử dụng công nghệ "xáo trộn" mật mã.

Một số phương pháp ký điện tử này an toàn hơn các phương thức khác. Hầu hết mọi người sử dụng thuật ngữ "chữ ký điện tử" để chỉ chung cho tất cả các dạng chữ ký điện tử, ngay cả những phương pháp không đáng tin cậy. Một số định dạng chữ ký không an toàn là tên của người ký được nhập vào vùng chữ ký và bản quét chữ ký bằng bút và mực của người ký. Mặc dù các định dạng này vẫn còn ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chúng không có cách nào để xác nhận rằng người đặt dấu trên tài liệu là người mà bạn dự định ký vào tài liệu.

Mặt khác, "chữ ký điện tử" là chữ ký điện tử tinh vi hơn, an toàn hơn. Họ sử dụng nhận dạng kỹ thuật số để xác thực người ký. Chữ ký sau đó được liên kết điện tử với tài liệu bằng cách sử dụng mã hóa. Bạn không cần phải là một chuyên gia máy tính để tạo chữ ký điện tử — nhiều chương trình phần mềm, chẳng hạn như DocuSign, HelloSign, Adobe và SignNow, làm cho quá trình tạo và ký hợp đồng điện tử một cách an toàn trở nên đơn giản và giá cả phải chăng.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2005 đã thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử như sau: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Lưu ý

- Nếu pháp luật yêu cầu hợp đồng phải được thể hiện dưới dạng văn bản thì thông điệp dữ liệu của hợp đồng điện tử phải truy cập được, đồng thời, trong các trường hợp cần thiết phải tham chiếu được.

- Thông điệp dữ liệu có giá trị và được xác định dựa trên độ tin cậy về các yếu tố như:

  • Cách thức khởi tạo, lưu trữ, truyền gửi.
  • Cách thức đảm bảo và duy trì tính toàn vẹn.
  • Cách thức xác định người khởi tạo.
  • Một số yếu tố phù hợp khác.

Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được lưu trữ dưới dạng điện tử: Điều này có nghĩa bạn sẽ không cần phải lo lắng bị mất hồ sơ và phải lưu cả tá hồ sơ gay trở ngại cho việc tìm kiếm lúc cần thiết.

Phải có sự tham gia ít nhất 3 chủ thể trong hợp đồng: Ngoài 2 chủ thể trong hợp động (hai bên đồng ý với nhau một thỏa thuận nào đó) thông thường là bên bán và bên mua còn có chủ thế thứ 3 đó là người giúp cho hợp đồng có giá trị pháp lý. Chủ thể thứ 3 có thể là nhà mạng hoặc có thể cơ quan có chúng thực chữ ký điện tử. Trong quá trình đàm phán thỏa thuận hợp đồng chủ thể thứ 3 này không có quyền can thiệp.

Còn một số hạn chế về giá trị pháp lý: Hiện nay những lĩnh vực được sử dụng trong hợp đồng điện tử theo điều 1 luật giao dịch điện tử ban hành 2005 bao gồm các hoạt động kinh doanh, hoạt động nhà nước và các hoạt động khác do nhà nước quy định. Vì vậy, các hợp đồng như hợp đồng trao quyền sử dụng đất, hợp đồng kết hợp, hợp đồng dân sự khác không có giá trị pháp lý.

Dễ dàng sử dụng, tiện lợi: Do hợp đồng được thiết lặp dưới dạng thông tin điện tử nên có thể dễ dàng truy cập bằng các thiết bị điện tử có kết nối internet mọi lúc, mọi nơi.

Ưu điểm, nhược điểm của hợp đồng điện tử

Ưu điểm

Số hóa các quy trình kinh doanh, rút ​​ngắn thời gian thực hiện

Với chữ ký điện tử, nhiều quy trình nghiệp vụ có thể được số hóa và việc lấy chữ ký hoàn toàn độc lập về thời gian và địa điểm. Thời gian xử lý quy trình xử lý chữ ký được rút ngắn đáng kể, ví dụ như việc gửi tài liệu qua đường bưu điện cho khách hàng không còn cần thiết nữa.

Luôn giữ được chất lượng như ban đầu

Vì thời hạn lưu giữ của các tài liệu quan trọng thường trên 10 năm, nên phải đảm bảo rằng chữ ký vẫn có thể dễ dàng đọc được sau đó. Chữ ký viết tay có thể mờ dần theo thời gian. Mặt khác, chữ ký điện tử vẫn có chất lượng ban đầu ngay cả sau nhiều năm.

Làm việc theo cách thân thiện với môi trường

Chữ ký điện tử đóng góp có giá trị vào việc bảo vệ môi trường vì các nguồn tài nguyên - chẳng hạn như nước và cây cối - được bảo tồn. Bạn có biết rằng một gói giấy copy tiêu chuẩn (500 tờ DIN A4, 2,3 kg) tiêu thụ 7,5 kg gỗ, 130 lít nước và 26,8 kw năng lượng?

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Chữ ký điện tử tiết kiệm chi phí cho giấy, máy in và các thiết bị như mực in hoặc mực in. Nhưng chữ ký điện tử cũng có thể loại bỏ nhu cầu đi đến văn phòng hoặc đến khách hàng.

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Khách hàng thích mọi thứ thuận tiện và ngày nay họ thích ký kết hợp đồng - chẳng hạn như hợp đồng bảo hiểm, điện và điện thoại di động - tại nhà .

Tổ chức tốt hơn

Một số nhà cung cấp chữ ký cung cấp tính năng quản lý tài liệu và / hoặc kho lưu trữ kỹ thuật số cho các tài liệu đã ký để tài liệu không bị mất nữa. Ngoài ra, việc tìm kiếm tài liệu thường đơn giản hơn khi ở định dạng kỹ thuật số hơn là trong một kho lưu trữ vật lý hoặc một thư mục hợp đồng giấy.

Nhược điểm

Giá trị xác minh khác nhau của các loại chữ ký

Chữ ký điện tử có thể được chia thành ba loại . Có chữ ký điện tử đơn giản (SES), nâng cao (AES) và đủ tiêu chuẩn (QES) . Mặc dù chữ ký điện tử đơn giản nhanh hơn và dễ thực thi hơn, nhưng nó không phải là lựa chọn tốt nhất cho tất cả các trường hợp sử dụng, vì hình thức này khó xác minh hơn chữ ký điện tử nâng cao hoặc đủ tiêu chuẩn. Một số tài liệu, chẳng hạn như hợp đồng lao động có thời hạn và bảo lãnh, yêu cầu chữ ký điện tử đủ điều kiện theo luật. Do đó, điều quan trọng là phải xác định trước hình thức bạn yêu cầu.

Bí quyết kỹ thuật cần thiết

Chữ ký điện tử có thể khiến một số người quen với những người ít hiểu biết về kỹ thuật hơn, hoặc thậm chí có thể gặp phải sự hoài nghi. Ngoài ra, có thể có các câu hỏi được đặt ra về tính chắc chắn pháp lý của chữ ký và cách thức hoạt động của quy trình chữ ký.

Hạ tầng kỹ thuật yêu cầu

Chữ ký số yêu cầu tối thiểu về cơ sở hạ tầng kỹ thuật như máy tính có truy cập internet. Một số nhà cung cấp cũng yêu cầu một thiết bị bổ sung như bảng chữ ký hoặc điện thoại thông minh.

Chi phí phần mềm

Nếu phần mềm bổ sung được yêu cầu, nó thường phải trả phí. Các chức năng liên quan đến các công cụ miễn phí thường chỉ đủ cho một chữ ký điện tử dùng một lần cho các mục đích riêng tư.

Sự khác biệt giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

So với hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội hơn, cụ thể như sau: 

Thứ nhất, C-Contract ra đời nhằm thay đổi phương thức giao kết hợp đồng truyền thống bằng phương thức điện tử. Giải pháp này giúp giải quyết bài toán số hoá quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với đối tác, doanh nghiệp với các cá nhân.

Thứ hai, với C-Contract, việc ký kết hợp đồng được tự động hóa toàn bộ theo quy trình không chạm. Thay vì một quy trình ký kết hợp đồng truyền thống rất phức tạp với sự tham gia của nhiều bên ở tất cả các công đoạn: khởi tạo hợp đồng, xác định vai trò các bên tham gia, ký kết, lưu trữ kho... Khi sử dụng hợp đồng điện tử, các giai đoạn từ upload hợp đồng, setup quy trình đến thông báo cho các bên liên quan, ký kết hợp đồng đều được số hóa và thực hiện nhanh chóng.

Thứ ba, với tính năng phân quyền người dùng theo các cấp: nhân viên, quản lý, đối tác… việc sử dụng và quản lý hợp đồng điện tử C-Contract trở nên dễ dàng hơn. Lãnh đạo có thể phân các quyền cụ thể cho từng nhân viên, đảm bảo tính năng bảo mật trong vận hành. Ngoài ra, hệ thống C-Contract cũng dễ dàng tích hợp với các hệ thống HRM, CRM, DMS, ERP… giúp cho công tác quản lý, vận hành doanh nghiệp được tối ưu và hiệu quả.

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn so với hợp đồng truyền thống

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn so với hợp đồng truyền thống

Thứ tư, sử dụng hợp đồng điện tử, việc ký kết giữa các bên có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi mà không cần sắp xếp một cuộc gặp mặt trực tiếp. Chỉ cần có laptop, máy tính bảng hay đơn giản nhất là một chiếc điện thoại thông minh có kết nối Internet. C-Contract còn tích hợp với mọi định dạng chữ ký số, cho phép người dùng sử dụng chữ ký bằng hình vẽ, USB Token, sinh trắc học, chữ ký số thông qua Server HSM… Nhờ vậy mà tiết kiệm đến 70% thời gian, không lo gián đoạn, không phải chờ đợi hồi đáp và không cần phụ thuộc vào thời gian của lãnh đạo.

Thứ năm, tiết kiệm chi phí cũng là điểm khiến giải pháp hợp đồng điện tử càng tăng thêm giá trị của mình. Với hợp đồng điện tử, người dùng hoàn toàn không cần in ấn, chuyển phát, lưu kho… nên tiết kiệm được rất nhiều chi phí. 

C-Contract là giải pháp giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đến 50% chi phí so với phương pháp thông thường.

Thứ sáu, hợp đồng điện tử C-Contract sử dụng phương thức lưu trữ trên hệ thống Data Center của CMC an toàn, bảo mật tuyệt đối, đạt chuẩn quốc tế Tier 3 và duy nhất tại Việt Nam. Các phương thức lưu trữ của C-Contract: lưu trữ điện toán đám mây (Cloud Server), lưu trữ vật lý (Server, USB, máy tính, HDD…) có thể thay đổi một cách linh hoạt. So với phương pháp hợp đồng giấy phải lưu trữ tài liệu trong kho bảo mật kém, tồn tại nhiều rủi ro thất lạc, cháy hỏng thì rõ ràng vượt trội hơn hẳn.

Ngoài ra, người dùng có thể tìm kiếm dữ liệu một cách dễ dàng bằng công cụ tìm kiếm thông minh, hệ thống sẽ trả kết quả chỉ trong nháy mắt; quản lý theo các tham số thiết lập (số hợp đồng, người ký, ngày ký, đối tác ký…). Hoàn toàn không cần đến việc tra cứu và tìm kiếm thủ công từ trong kho một cách khó khăn như phương pháp truyền thống.

 

>> Tìm hiểu thêm về giải pháp chuyển đổi số Hợp đồng điện tử tại CMC Online Store:  https://store.cmcts.com.vn/e-contract

 

Có những loại hợp đồng điện tử nào?

Hợp đồng điện tử hiện nay có khá nhiều loại, được phân biệt dựa trên mục đích sử dụng, chủ thể, nội dung và nền tảng lưu hành. Trong đó có các loại hợp đồng được một bên đưa lên web, qua giao dịch, thư điện tử và trên nền tảng C-Contract. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về các loại hợp đồng này trong nội dung tiếp theo nhé!

Hợp đồng điện tử được một bên đưa lên web

Đây là giải pháp hợp đồng điện tử đã được chuẩn hóa về nội dung, sau đó đưa lên website để các bên tham gia cùng ký kết. Để ký kết hợp đồng, các bên tham gia có thể thực hiện theo 1 trong 2 hình thức sau:

  • Ký bằng chữ ký số (đối với hợp đồng điện tử).
  • Thực hiện qua giao dịch tự động (đối với hợp đồng truyền thống).

Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Loại hợp đồng này khá đặc biệt, thông qua giao dịch tự động, nội dung trong hợp đồng sẽ được hình thành mà không cần soạn sẵn trước đó.

Trong quá trình giao dịch, khi các bên nhập nội dung vào, máy tính sẽ tự động tổng hợp và hiển thị thành một văn bản hoàn chỉnh. Sau khi giao dịch kết thúc, các bên xem lại nội dung hợp đồng và xác nhận.

Hợp đồng hình thành qua thư điện tử

Hợp đồng thực hiện qua thư điện tử là một hình thức rất phổ biến hiện nay

Hợp đồng thực hiện qua thư điện tử là một hình thức rất phổ biến hiện nay

Đối với hợp đồng hình thành qua thư điện tử thì các giai đoạn từ soạn thảo, gửi đến ký kết sẽ được thực hiện qua máy tính, Internet và email, giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả, tốc độ giao dịch nhanh, đồng thời không giới hạn phạm vi. Tuy nhiên, loại hợp đồng điện tử này vẫn tồn tại một số nhược điểm về tính bảo mật và khả năng ràng buộc trách nhiệm cần được cải thiện.

Hợp đồng điện tử hình thành trên nền tảng C-Contract

Nền tảng C-Contract là giải pháp hợp đồng điện tử giúp các bên thực hiện giao kết hợp đồng một cách tự động hóa. Nền tảng này sẽ giúp khách hàng hoàn thành hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm với:

  • Quy trình nhanh chóng.
  • Ký hợp đồng từ xa bằng các thiết bị thông minh.
  • Ứng dụng mọi chữ ký số.
  • Khả năng lưu trữ thông minh, bảo mật tối đa, dễ dàng tìm kiếm.

 

>> Đăng ký tư vấn về Giải pháp chuyển đổi số hợp đồng điện tử tại đây:  https://store.cmcts.com.vn/e-contract

 

Nội dung của hợp đồng điện tử

Về nội dung, hợp đồng điện tử vẫn có đầy đủ các thông tin như trong hợp đồng truyền thống, chẳng hạn:

  • Chủ thể hợp đồng.
  • Đối tượng của hợp đồng.
  • Giá cả.
  • Phương thức thanh toán.
  • Thời gian thực hiện hợp đồng.
  • Địa điểm thực hiện hợp đồng.
  • Quyền và nghĩa vụ giữa các bên.
  • Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.
  • Phương thức giải quyết khi có tranh chấp xảy ra.

Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử còn được bổ sung thêm một số nội dung khác, gồm: địa chỉ pháp lý, quy định về quyền truy cập, chữ ký điện tử, cách thức xác định thông tin, hình thức thanh toán điện tử,...

Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định như sau:

  • “Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
  • Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng.
  • Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.’’

C-Contract - Giải pháp xây dựng doanh nghiệp số, không giấy tờ

C-Contract đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý

C-Contract là giải pháp hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn cả về pháp lý và kỹ thuật chữ ký số tại Việt Nam, đảm bảo về giao dịch, xác thực điện tử trong mọi lĩnh vực.

Hợp đồng điện tử C-Contract tuân theo các căn cứ pháp lý sau:

1. Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh thương mại và các lĩnh vực khác.

2. Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

3. Thông tư số 04/2019/TT-BTTTT ngày 05/07/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc liên thông giữa tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

4. Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực từ ngày 1/1/2021 ghi nhận thêm hình thức giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Với C-Contract, khách hàng có thể tiết kiệm đến 70% thời gian và chi phí cho việc ký kết hợp đồng với độ bảo mật tuyệt đối

Với C-Contract, khách hàng có thể tiết kiệm đến 70% thời gian và chi phí cho việc ký kết hợp đồng với độ bảo mật tuyệt đối

C-Contract phù hợp với mọi doanh nghiệp

Giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract được trang bị đầy đủ các loại hợp đồng mẫu. Doanh nghiệp có thể áp dụng ngay với các loại hợp đồng sau:

  • Hợp đồng lao động.
  • Hợp đồng thuê khoán.
  • Hợp đồng trao đổi, mua bán.
  • Hợp đồng đại lý.
  • Bảo lãnh ngân hàng.
  • Hợp đồng vận tải hành khách, hàng hóa.
  • Hợp đồng cung cấp dịch vụ.
  • Hợp đồng vay vốn.
  • Hợp đồng thương mại điện tử.
  • Đơn đặt hàng.
  • Hợp đồng, chứng nhận bảo hiểm.
  • Hợp đồng xây dựng.
  • Hợp đồng gia công.
  • Hợp đồng mượn/ tặng/ cho tài sản.
  • Hợp đồng thuê/ vay tài sản.
  • Hợp đồng vay tín dụng.
  • Hợp đồng mở thẻ online.
  • Hợp đồng dịch vụ viễn thông.

 

>> Xem ngay các bước hướng dẫn sử dụng giải pháp chuyển đối số tại CMC Online Store:  https://store.cmcts.com.vn/huong-dan-mua-hang-online

 

Ngoài các hợp đồng mẫu có sẵn, khách hàng hoàn toàn có thể tự thêm mẫu hợp đồng tùy ý, hợp đồng riêng của doanh nghiệp mình với các thao tác đơn giản.

Hợp đồng điện tử hiện đang là yêu cầu cấp thiết trong công cuộc chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Hiện tại, CMC Online Store đang triển khai giải pháp hợp đồng điện tử cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp, trong đó có AhaMove, Giao Hàng Nhanh, Suntory Pepsico Vietnam, Gojek, Moet Hennessy Vietnam, Phuwaco,… Với những ưu điểm vượt trội, C-Contract xứng đáng là giải pháp dẫn đầu nền tảng số, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia, bảo vệ tài nguyên và môi trường.

Hãy nhanh tay gọi ngay đến hotline của  CMC Online Store để được tư vấn, nhận báo giá về các giải pháp chuyển đối số hoàn hảo và đưa doanh nghiệp bước vào kỷ nguyên số hiện đại!

4 bầu chọn / trung bình: 5