Chuyển tới nội dung

Đại diện AhaMove: Hợp đồng điện tử giúp AhaMove tiết kiệm chi phí lên đến 70% so với ký phương pháp ký truyền thống

23-06-2021
Dù ra đời khá muộn nhưng bằng những chính sách và hướng đi đúng đắn, AhaMove đã nhanh chóng vươn lên trở thành thương hiệu đứng đầu về vận tải giao nhận trên toàn quốc. Vừa qua, CMC TS đã có cuộc phỏng vấn ngắn với anh Lê Hữu Chung - Trưởng phòng Kế toán tài chính và Chuyển đổi số AhaMove (đại diện AhaMove) về những lợi ích đã nhận được sau một thời gian triển khai Hợp đồng điện tử.

CMC TS: Thưa anh Chung, tuy ra đời khá muộn nhưng AhaMove được định hướng trở thành “người khai phá” thị trường “giao hàng công nghệ” tại Việt Nam. CMC TS cũng được biết, AhaMove luôn lấy việc chuyển đổi số từ những bước nhỏ nhất để làm tôn chỉ hoạt động. Vậy, anh có thể chia sẻ một chút về góc nhìn liên quan đến chuyển đổi số của AhaMove?

Anh Lê Hữu Chung: AhaMove rất chú trọng vấn đề chuyển đổi số, đầu tiên là ứng dụng chuyển đổi số trong các nội dung liên quan đến chứng từ. AhaMove đã ưu tiên lựa chọn 2 giải pháp hóa đơn điện tử và hợp đồng điện tử để quản lý tài xế, đó là hai thứ cấp bách nhất và dễ triển khai nhất. Ngoài ra, còn có nhiều cái chuyển đổi số liên quan khác như các hệ thống phân loại tự động, hệ thống quản lý và hỗ trợ khách hàng…

CMC TS: Là một trong những “ông lớn” của thị trường giao nhận vận tải, số lượng hợp đồng AhaMove ký hàng ngày, hàng tháng là rất lớn. Liệu đó có phải lý do mà AhaMove quyết định lựa chọn hợp đồng điện tử để triển khai cho toàn bộ hệ thống của mình?

Anh Lê Hữu Chung: Hiện tại số lượng hợp đồng ký mới của AhaMove thực sự là rất lớn. Về các đối tượng ký hợp đồng của AhaMove có thể chia ra làm 3 đối tượng. Đối tượng đầu tiên là khách hàng (những người bán hàng sử dụng dịch vụ vận tải của AhaMove). Đối tượng thứ hai là các tài xế (hay còn gọi là các đối tác của AhaMove), trong đó bao gồm cả các tài xế chạy part-time, freelancer. Đối tượng thứ 3 là nhân viên của công ty là tất cả những nhân sự đang lao động full-time tại AhaMove.

Đối với tài xế mới tham gia hệ thống, mỗi tháng AhaMove ký mới khoảng 4000 đến 5000 hợp đồng và còn đang có chiều hướng tiếp tục tăng lên nữa. Còn về khách hàng, AhaMove hiện có khoảng 200.000 khách hàng, mỗi tháng ký mới từ 50-60 hợp đồng là các khách hàng trả trước và khách hàng công nợ, đối với khách hàng trả ngay tiền mặt sẽ không ký hợp đồng. Số lượng tài xế cũ của AhaMove cũng rất lớn, lên đến 120.000 người. Với số lượng hợp đồng cần ký và quản lý lớn như vậy, nếu triển khai theo phương thức ký truyền thống sẽ gây nhiều bất lợi. Đó cũng là lý do chính mà AhaMove chuyển đổi quy trình ký kết hợp đồng sang phương thức ký điện tử.

CMC TS: Ngoài vấn đề số lượng hợp đồng cần ký và quản lý lớn, việc ký hợp đồng theo phương thức ký truyền thống có còn điểm hạn chế gì khiến AhaMove cần cân nhắc nữa không, thưa anh?

Anh Lê Hữu Chung: Để cân nhắc giữa việc ký điện tử và ký giấy thì AhaMove có đưa ra một bài toán chi phí cơ hội, nếu mà ký giấy thì thực sự sẽ tốn công sức về nhân lực, rồi tốn thêm cả chi phí giấy tờ, in ấn, lưu trữ và chuyển phát, lại không thân thiện với môi trường. Còn ký hợp đồng điện tử thì tiết kiệm hơn chi phí rất nhiều. Cụ thể, từ khi AhaMove bắt đầu triển khai hợp đồng điện tử cho đến hiện tại, đã tiết kiệm chi phí đâu đó lên đến 70% so với ký phương pháp ký truyền thống. Ký hợp đồng điện tử cũng là cách bảo vệ môi trường thiết thực nhất mà AhaMove có thể làm.

Ngoài ra, hợp đồng là một phần quan trọng ở trong quy trình mua hàng và bán hàng. Do vậy, sau khi ký hợp đồng, AhaMove phải tra cứu và xem lại lịch sử rất nhiều lần, phục vụ cho các công đoạn như chia sẻ thông tin cho bên thứ 3, chia sẻ thông tin nội bộ và bán hàng. Do vậy, AhaMove cũng rất cần một nơi để tra cứu lại liên tục hợp đồng một cách nhanh chóng, dễ dàng. Và phương thức ký, lưu trữ hợp đồng truyền thống lại không làm được điều đó.

CMC TS: Anh Chung có thể chia sẻ cho CMC TS biết thêm về những điểm tích cực mà hợp đồng điện tử đã giúp AhaMove thay đổi trong quy trình ký hợp đồng?

Anh Lê Hữu Chung: Trước khi sử dụng hợp đồng điện tử, AhaMove phải thuê nhiều địa điểm làm nơi tuyển dụng tài xế. Chưa có hợp đồng điện tử thì buộc phải yêu cầu tài xế đến các trạm tuyển dụng tài xế và ký hợp đồng giấy. Khi mà có hợp đồng điện tử rồi AhaMove hoàn toàn có thể làm ra một chương trình training online, làm và tích hợp ngay trên ứng dụng. Lúc này, AhaMove hoàn toàn có thể tuyển dụng tài xế ở bất kỳ nơi nào mà không tốn chi phí thuê địa điểm, cũng không tốn nhân lực điều động để gặp mặt tài xế và hướng dẫn họ đăng ký. Chuyển hẳn sang phương thức ký hợp đồng điện tử, mọi thứ có thể làm online hết. Tất cả mọi việc AhaMove cần làm là quay lại 1 cái video hướng dẫn và tích hợp ngay trên ứng dụng dành cho tài xế.

CMC TS: Vậy các tiêu chí mà AhaMove chú trọng trong việc lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử để triển khai là gì?

Anh Lê Hữu Chung: Đầu tiên, AhaMove sẽ tiến hành tìm kiếm các đối tác cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử lớn, có uy tín và đáp ứng các tiêu chuẩn đầy đủ cũng như xác minh được độ tin tưởng. Trên thị trường có rất nhiều loại hợp đồng điện tử, tuy nhiên, sau một thời gian cân nhắc, AhaMove quyết định sử dụng hợp đồng điện tử C-Contract của CMC TS.

Như đã nói ở trên, khi tìm hiểu về hợp đồng điện tử C-Contract của CMC TS thì AhaMove sẽ tiến hành xác minh hai điều. Thứ nhất, công ty của CMC là một công ty niêm yết đại chúng (IPO) nên các thông tin về công ty rất là minh bạch, rõ ràng và tình hình tài chính của công ty rất tốt nên độ tin tưởng tăng cao hơn. Thứ hai, CMC là một trong những đơn vị có hạ tầng kỹ thuật và khả năng công nghệ tốt nhất ở thời điểm hiện tại trong việc làm và triển khai các phần mềm liên quan đến gia công. Bên cạnh đó, bản thân mình cũng đã từng dùng các giải pháp liên quan đến hợp đồng điện tử của nước ngoài, thì mình thấy rằng CMC hoàn toàn có thể đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và chi phí còn rẻ hơn rất nhiều. Đó là các tiêu chí mà AhaMove đặt trọng tâm trong việc lựa chọn đối tác triển khai hợp đồng điện tử.

CMC TS: Nếu dùng 2 đến 3 cụm từ để nói về những lợi ích mà hợp đồng điện tử C-Contract mang lại cho AhaMove thì anh Chung sẽ lựa chọn những cụm từ nào?

Anh Lê Hữu Chung: “Bộ máy tinh gọn”, “Lưu trữ, tra cứu dễ dàng” và “Tiết kiệm chi phí”.

CMC TS: Vâng, rất cảm ơn anh Chung cũng như AhaMove đã dành thời gian cho cuộc phỏng vấn ngắn ngày hôm nay. CMC TS hi vọng sẽ tiếp tục được đồng hành cùng AhaMove trên con đường chuyển đổi số để mang đến nhiều giá trị và giải pháp ưu việt hơn.

3 bầu chọn / trung bình: 5