Chuyển tới nội dung

Chứng từ điện tử | Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

07-09-2021
Chứng từ điện tử (chứng từ kế toán) là gì? Tìm hiểu những quy định cập nhật mới nhất về chứng từ điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Chứng từ điện tử đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử - cách thức được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn hiện nay để thể hiện sự chuyên nghiệp và đảm bảo tính an toàn, chính xác. Vậy cụ thể chứng từ điện tử là gì? Được quy định như thế nào trong văn bản pháp luật hiện hành? Cùng CMC TS Online Store tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Chứng từ điện tử được sử dụng rộng rãi và dần thay thế chứng từ giấy

Chứng từ điện tử được sử dụng rộng rãi và dần thay thế chứng từ giấy

Chứng từ điện tử là gì?

Khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Như vậy, chứng từ điện tử sẽ được mã hóa, hệ thống qua các thiết bị, dữ liệu điện tử và có giá trị pháp lý tương tự chứng từ giấy. Ngoài ra, theo quy định tại Điều 17 Luật Kế toán 2015: “Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.”

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý khi nào?

Hiện nay, không có quy định cụ thể về việc hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý khi nào. Tuy nhiên, về bản chất, hợp đồng điện tử cũng là một loại hợp đồng kế toán. Do đó, dựa theo một số quy định tại Luật Kế toán 2015, có thể xác định loại hợp đồng này có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện dưới đây.

Đáp ứng đầy đủ nội dung cơ bản

Để đảm bảo tính pháp lý, chứng từ điện tử cần có những nội dung cơ bản sau:

  • Tên, số hiệu chứng từ.
  • Thời gian lập chứng từ (ghi rõ ngày, tháng, năm).
  • Tên, địa chỉ cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị lập chứng từ.
  • Tên, địa chỉ cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận chứng từ.
  • Nội dung phát sinh liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
  • Nội dung ghi bằng số: số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
  • Nội dung ghi bằng số và bằng chữ tổng số tiền chứng từ cần dùng để thu, chi.
  • Chữ ký, họ và tên của những người liên quan đến chứng từ (người lập, người duyệt,...).
Cần đảm bảo một số nội dung cơ bản khi lập chứng từ điện tử

Cần đảm bảo một số nội dung cơ bản khi lập chứng từ điện tử

Đảm bảo tính bảo mật

Đảm bảo tính bảo mật là điều kiện bắt buộc của mọi loại chứng từ, đặc biệt là chứng từ điện tử. Theo đó, toàn bộ thông tin, dữ liệu trong chứng từ cần được kiểm tra, quản lý chặt chẽ trong quá trình sử dụng và lưu trữ, đảm bảo không bị xâm nhập, sao chép hoặc dùng sai mục đích.

Ngoài ra, trong toàn bộ quá trình tạo lập, sử dụng, nhận, gửi,... chứng từ điện tử đều phải ở dạng nguyên bản và có thiết bị phù hợp để sử dụng.

Đảm bảo tính xác thực

Chứng từ điện tử sau khi được lập cần có chữ ký điện tử xác thực của các bên liên quan. Theo quy định, chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký trên giấy.

Những quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Mục 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định cụ thể về định dạng và đăng ký sử dụng biên lai, chứng từ điện tử. Cụ thể như sau:

“Mục 2. QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử

1. Định dạng biên lai điện tử:

Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:

a) Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

b) Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

c) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.

2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Điều 34. Đăng ký sử dụng biên lai điện tử

1. Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 30 thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Chứng từ điện tử được quy định chi tiết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Chứng từ điện tử được quy định chi tiết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức thu các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

2. Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, cơ quan Thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này tới các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.

3. Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều này phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử tại khoản 1 Điều này, tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan Thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.”

Giải pháp hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp 

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc áp dụng hóa đơn, hợp đồng, chứng từ điện tử là giải pháp giúp các doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí, tăng hiệu quả lưu trữ, bảo mật và mở rộng phạm vi giao dịch (có thể ký kết, giao dịch mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị, phần mềm công nghệ). 

Thực hiện chuyển đổi số hóa đơn, chứng từ, hợp đồng hiện nay là giải pháp tiên phong mà doanh nghiệp cần áp dụng để tăng khả năng cạnh tranh, sự chuyên nghiệp và làm hài lòng đối tác, khách hàng ở mức tối đa. Cụ thể, doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp sau:

Hóa đơn điện tử C-INVOICE

Hóa đơn điện tử C-INVOICE - Giải pháp xử lý, in ấn và quản lý hóa đơn an toàn, tiết kiệm, hiệu quả cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử C-INVOICE - Giải pháp xử lý, in ấn và quản lý hóa đơn an toàn, tiết kiệm, hiệu quả cho doanh nghiệp

C-INVOICE là giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại, được cơ quan Thuế khuyên dùng để doanh nghiệp thực hiện in ấn và kiểm soát hóa đơn. Đây là phần mềm đảm bảo tính bảo mật theo tiêu chuẩn Tier III (1 trong 4 mức tiêu chuẩn quốc tế về xây dựng trung tâm dữ liệu). Do đó, tính bảo mật, độ an toàn và tính năng của phần mềm này đã được kiểm chứng, cho hiệu quả cao. 

Ưu điểm của phần mềm C-INVOICE:

  • Tiết kiệm thời gian, chi phí đến 90% so với cách thức in hóa đơn truyền thống.
  • Doanh nghiệp có thể sử dụng tức thời mà không cần cài đặt.
  • Được lập trình phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp tách, lọc, quản lý dữ liệu hóa đơn đầu vào.
  • Có thể kết hợp với hầu hết các phần mềm kế toán.
  • Tiết kiệm đến 80% thời gian nhập liệu.
  • Tính bảo mật cao: Thời gian lưu trữ hóa đơn lên đến 10 năm.

Xem chi tiết thông tin và báo giá giải pháp hóa đơn điện tử C-INVOICE tại: https://store.cmcts.com.vn/c-invoice

Hợp đồng điện tử C-Contract

Ứng dụng hợp đồng điện tử C-Contract là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, tối ưu thời gian, chi phí

Ứng dụng hợp đồng điện tử C-Contract là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, tối ưu thời gian, chi phí

Với giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract, doanh nghiệp có thể thực hiện thỏa thuận, thống nhất và ký kết hợp đồng mọi lúc, mọi nơi với:

  • Quy trình đơn giản.
  • Thời gian nhanh chóng (tiết kiệm 70% thời gian so với phương pháp truyền thống).
  • Chi phí thấp (giảm 90% so với phương pháp truyền thống).
  • Số lượng không giới hạn.
  • Tính pháp lý luôn được đảm bảo theo quy định.

Giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract hiện được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng, tiêu biểu là Gojek Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính an toàn cũng như hiệu quả của giải pháp này khi sử dụng.

Xem chi tiết thông tin về giải pháp hợp đồng điện tử C-Contract tại: https://store.cmcts.com.vn/e-contract

Trên đây, CMC TS Online Store đã cùng doanh nghiệp tìm hiểu những thông tin liên quan đến chứng từ điện tử, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử. Qua những thông tin trên, có thể thấy rằng, các giải pháp điện tử đóng vai trò quan trọng đối với công tác điều hành, quản lý và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Do đó, để có thể tồn tại và phát triển bền vững trong tương lai, trở thành sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng và thu hút đối tác hiệu quả, doanh nghiệp cần nhanh chóng tiếp cận và áp dụng các giải pháp này.

Mọi thông tin chi tiết về các giải pháp điện tử: hóa đơn, hợp đồng, chứng từ điện tử, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp với CMC TS Online Store để được hỗ trợ nhanh chóng.

1 bầu chọn / trung bình: 5