Chuyển tới nội dung

[Case Study] AhaMove có thêm một bước chuyển đổi số ngoạn mục với Hợp đồng điện tử

01-06-2021
Trước những thách thức giữa đường đua chuyển đổi số, AhaMove đã tiếp tục có một cú thay đổi ngoạn mục, biến nguy cơ thành lợi thế bằng cách triển khai hợp đồng điện tử thay thế cho phương thức ký kết hợp đồng truyền thống.

Là một trong những thương hiệu dẫn đầu trong lĩnh vực vận tải giao nhận, được thành lập năm 2016. Trong suốt gần 5 năm qua, AhaMove luôn mang sứ mệnh phục vụ nhu cầu vận chuyển chuyên nghiệp của các đối tác Thương mại điện tử trên toàn quốc, cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ giao nhận nhanh, an toàn, hiệu quả giúp người bán hàng bán được nhiều hơn, người mua hàng hài lòng hơn.

Mục tiêu công nghệ luôn được chú trọng ngay từ những ngày đầu

Với mục đích tạo nên sự thay đổi lớn cho ngành logistic, AhaMove rất chú trọng đầu tư về công nghệ ngay từ những ngày đầu thành lập. Nhờ vậy, cho đến hiện tại, AhaMove đã thành công xây dựng được một hệ thống vận hành trên nền tảng công nghệ có quy mô lớn với hơn150.000 đơn hàng mỗi ngày,phục vụ hơn 300.000 khách hàng cùng 30.000 Đối tác Tài xế hoạt động mỗi tháng.

Chiến lược chuyển đổi số từ những bước nhỏ nhất

Thời điểm từ đầu năm 2020 cho đến nay, khi đại dịch Covid-19 bắt đầu có những tác động tiêu cực lên nền kinh tế Việt Nam và thế giới đã làm bùng nổ xu thế chuyển đổi số. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và xu hướng chuyển đổi số cũng có nhiều tác động đến mọi ngóc ngách của nền kinh tế bao gồm cả lĩnh vực giao nhận vận tải và logistic.

Để có thể thích đứng với những thay đổi này, các doanh nghiệp giao nhận vận tải tại Việt Nam đã từng bắt đầu chuyển đổi số, AhaMove cũng không ngoại lệ. AhaMove rất chú trọng đầu tư về công nghệ và xác định rõ "chuyển đổi số từ những bước nhỏ nhất" làm tôn chỉ. Từ các hệ thống phân loại tự động, hệ thống quản lý và hỗ trợ khách hàng đến quy trình ký kết hợp đồng… đã được chuyển đổi số thành công. Đặc biệt, với việc triển khai thành công hợp đồng điện tử, AhaMove đã tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian và giải quyết được các khó khăn trong quy trình ký kết hợp đồng. Bắt đầu từ việc ký kết hợp đồng trực tuyến với tài xế và cho đến hiện tại thì mọi giao dịch hợp đồng của AhaMove đều đã được ký kết toàn bộ theo phương thức điện tử.

Khi được hỏi về lý do chuyển từ hợp đồng truyền thống sang sử dụng hợp đồng điện tử, anh Lê Hữu Chung – Trưởng phòng kế toán tài chính và chuyển đổi số AhaMove chia sẻ:

"Để cân nhắc giữa việc ký điện tử và ký giấy thì AhaMove mới đưa ra một bài toán chi phí cơ hội. Nếu mà ký giấy thì sẽ tốn công sức về nhân lực, con người rồi tốn chi phí giấy in và cụ thể song song với đó là có thể bảo vệ môi trường thì bên mình mới chuyển qua ký hợp đồng điện tử sẽ tiết kiệm hơn chi phí rất nhiều. Cụ thể thì hiện tại, chi phí tiết kiệm được đâu đó cỡ 60-70% so với ký phương pháp ký truyền thống”.

Giải quyết nhu cầu ký kết số lượng hợp đồng rất lớn

Số lượng hợp đồng mà AhaMove phải sử dụng lên đến 300.000 hợp đồng mỗi năm. Bao gồm hợp đồng với khách hàng, đối tác (tài xế) và nhân viên. Nếu vẫn giữ phương pháp ký kết hợp đồng truyền thống sẽ tốn rất nhiều chi phí, thời gian, nhiều rủi ro và gây nhiều bất lợi. Chưa kể đến việc sử dụng hợp đồng truyền thống rất mất thời gian với quy trình phức tạp: Khởi tạo – xác định vai trò các bên – ký kết – lưu trữ và mỗi lần ký hợp đồng với một đối tượng phải khởi tạo một hợp đồng riêng…

“Trước lúc có hợp đồng điện tử, AhaMove phải thuê nhiều nơi gọi là trạm tuyển dụng tài xế và buộc phải mời tài xế đến những cái trạm tuyển dụng tài xế và ký hợp đồng giấy. Khi mà có hợp đồng điện tử rồi thì AhaMove có thể làm ra một chương trình training online, làm ngay trên app và tích hợp ngay trên app dành cho tài xế. Lúc này, có thể tuyển dụng tài xế ở bất kỳ nơi nào cũng được chứ không cần phải lên văn phòng. Và không cần tốn nhân lực để gặp mặt tài xế và hướng dẫn. Mọi thứ có thể làm online hết, chỉ cần quay lại 1 cái video hướng dẫn tài xế là được.” – Anh Lê Hữu Chung chia sẻ thêm.

Với hợp đồng điện tử, thời gian hoàn thiện các thủ tục giao nhận vận tải cũng được rút gọn. Các thủ tục giao hàng cũng được đơn giản hóa một cách bất ngờ.

Quản lý hiệu quả thông tin tài xế, đối tác, khách hàng

“Thật ra hợp đồng là một phần ở trong quy trình mua hàng và bán hàng, do vậy cái phần hợp đồng mình phải tra cứu và quay lại coi lại lịch sử rất nhiều lần, phục vụ cho các công đoạn gồm có: chia sẻ thông tin cho bên thứ 3, chia sẻ thông tin bên nội bộ. Vì vậy, AhaMove rất cần một nơi để tra cứu lại liên tục hợp đồng. Ví dụ như search lại hợp đồng trong quá khứ phục vụ cho công đoạn bán hàng hoặc là tra cứu”.

Thông thường, AhaMove hay các doanh nghiệp vận tải thường sở hữu số lượng nhân sự, đối tác và khách hàng rất lớn. Nếu áp dụng phương thức lưu trữ hợp đồng thông thường sẽ rất khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin. Và đó cũng là một lợi ích thiết thực khác mà các doanh nghiệp này có được khi sử dụng hợp đồng điện tử.

Toàn bộ các hợp đồng với tài xế, đối tác, khách hàng đã ký đều được lưu trữ an toàn và bảo mật hoàn toàn trên Cloud Server hoặc các hình thức lưu trữ vật lý khác. Với các công cụ tìm kiếm thông minh của hợp đồng điện tử, AhaMove đã có thể tìm kiếm, tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, quản lý dễ dàng theo các tham số thiết lập và cho ra kết quả chỉ sau vài giây tìm kiếm.

Có thể nói, AhaMove đã có một bước đi đúng đắn trên con đường chuyển đổi số. Không chỉ lựa chọn được một giải pháp công nghệ thông tin phù hợp, giải quyết được vấn đề đang tồn tại của doanh nghiệp mà còn hợp lý về chi phí và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các công ty thành viên của mình.

Tại sao lại là Hợp đồng điện tử C-Contract?

Trong rất nhiều giải pháp hợp đồng điện tử đang được cung cấp trên thị trường, AhaMove đã lựa chọn Hợp đồng điện tử C-Contract do Tập đoàn CMC xây dựng và triển khai để số hóa quy trình ký kết hợp đồng.

Đại diện AhaMove cho biết: “Công ty của CMC là một công ty niêm yết đại chúng (IPO) nên các thông tin về công ty rất là minh bạch, rõ ràng và tình hình tài chính của công ty rất tốt nên độ tin tưởng tăng cao hơn. Hạ tầng kỹ thuật của CMC là một trong những bên có khả năng công nghệ tốt nhất ở thời điểm hiện tại khi mà làm các phần mềm liên quan đến gia công. Mình cũng đã từng dùng các giải pháp liên quan đến hợp đồng điện tử của nước ngoài, thì có cảm thấy là CMC đáp ứng các tiêu chuẩn đầy đủ và chi phí còn rẻ hơn các phần mềm của nước ngoài nữa nên quyết định sử dụng.”

C-Contract không chỉ là một giải pháp hợp đồng điện tử thông thường, giải pháp này mang đến cho các doanh nghiệp sự an toàn, bảo mật vớiphương thức lưu trữ trên hệ thống Data Center của CMC an toàn và bảo mật tuyệt đối đạt chuẩn quốc tế Tier 3 và duy nhất tại Việt Nam. Các phương thức lưu trữ của C-Contract: lưu trữ điện toán đám mây (Cloud Server), lưu trữ vật lý (Server, USB, máy tính, HDD…) có thể thay đổi một cách linh hoạt, đa dạng các phương án triển khai, tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp.

3 bầu chọn / trung bình: 5