Chuyển tới nội dung

15 Cách quản lý kho hàng hiệu quả dành cho doanh nghiệp

07-09-2021
Quản lý kho hàng sai cách khiến người quản lý mất nhiều thời gian trong kiểm đếm số lượng. Tham khảo 15 cách quản lý kho hiệu quả trong bài viết sau!

Quản lý kho hàng là một công việc được đánh giá khá vất vả, nhất là vào thời gian cao điểm, hàng hóa, nguyên vật liệu về nhiều. Nhà quản lý, chủ kho thường mất khá nhiều thời gian cho việc thống kê, kiểm đếm nhưng kết quả lại thường xảy ra sai sót. Vậy, có những cách quản lý kho hàng nào đơn giản, hiệu quả hơn không? Tham khảo ngay bài viết sau để biết thêm chi tiết!

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng là những chuỗi công việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho như xuất - nhập - tồn kho. Quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc cung ứng, từ đó giảm chi phí, thu về nhiều lợi nhuận. 

Quản lý kho hàng là một công việc không hề đơn giản, đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, chính xác cao trong từng con số. Đảm bảo số lượng nhập - xuất - tồn hay chuyển kho mỗi ngày đều phải khớp nhau và có tính logic. Bởi thất thoát hàng hóa do kiểm đếm sai có thể để lại rất nhiều hậu quả về sau.

Bên cạnh việc quản lý kho hàng thì người thực hiện cũng cần có kỹ năng quản lý hàng tồn kho. Đây là một việc làm hết sức cần thiết, nhằm đảm bảo số lượng hàng hóa luôn trong trình trạng sẵn sàng để cung ứng ra ngoài thị trường một cách kịp thời. Ngoài ra, quản lý hàng tồn kho cũng giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện các sản phẩm tồn đọng, khó bán để đưa ra các phương án bán hàng phù hợp. Từ đó, hạn chế tình trạng tiêu hủy hàng hóa do quá hạn, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng là một công việc không hề đơn giản, đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, chính xác cao trong từng con số

Quản lý kho hàng là một công việc không hề đơn giản, đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, chính xác cao trong từng con số

Tại sao cần quản lý kho hàng?

Như đã đề cập, việc quản lý kho hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, tránh thất thoát hàng hóa, tăng doanh thu và hiệu quả vốn lưu động. 

Tránh thất thoát hàng hóa

Hàng hóa có thể thất thoát do nhiều nguyên nhân như nhân viên kiểm đếm gian dối, thiếu sót, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bảo quản hoặc trượt giá. Chính vì vậy, cần có hoạt động quản lý kho hàng chặt chẽ, minh bạch, khoa học cùng các biện pháp xử lý nghiêm nếu phát hiện tình trạng gian dối của nhân viên. 

Bên cạnh đó, những tổn thất hàng hóa do trượt giá, lỗi “mốt” trên thị trường đối với các mặt hàng điện tử, công nghệ sẽ được giảm thiểu tối đa nhờ công tác quản lý kho hàng hiệu quả. 

Tiết kiệm chi phí

Quản lý kho hàng tốt giúp chủ kho, doanh nghiệp kiểm soát tốt thời gian quá hạn sử dụng của sản phẩm, nguyên liệu để có phương án bán hàng kịp thời. Tránh trường hợp vô tình bán sản phẩm đã quá “date” ra thị trường hoặc bị tiêu hủy, ảnh hưởng đến uy tín cũng như doanh thu của cửa hàng. 

Bên cạnh đó, số lượng hàng hóa trong kho luôn được kiểm soát tốt, không bị tồn quá nhiều sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho chi phí lưu kho, bảo quản.

Ngoài ra, quản lý kho hàng cũng giúp chủ đầu tư tận dụng tốt nguồn vốn, tránh những thất thoát, lãng phí vào các hạng mục không đáng có như bảo quản hàng tồn kho quá lâu. 

Quản lý kho hàng tốt giúp chủ kho, doanh nghiệp kiểm soát tốt thời gian quá hạn sử dụng của sản phẩm, nguyên liệu để có phương án bán hàng kịp thời

Quản lý kho hàng tốt giúp chủ kho, doanh nghiệp kiểm soát tốt thời gian quá hạn sử dụng của sản phẩm, nguyên liệu để có phương án bán hàng kịp thời

Tăng doanh thu cho cửa hàng

Việc quản lý, kiểm tra số lượng nguyên liệu, hàng hóa trong kho thường xuyên giúp nắm bắt tốt tình trạng của từng mặt hàng, để từ đó có các phương án thúc đẩy bán hàng phù hợp. Vấn đề này phụ thuộc rất lớn vào khả năng quan sát mặt hàng nào bán chạy, ế cùng quá trình nghiên cứu nhu cầu của khách hàng để có thể lập kế hoạch nhập hàng hợp lý. 

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Vốn lưu động là dòng tiền giúp duy trì hoạt động kinh doanh cũng như tái đầu tư của cửa hàng trong ngắn hạn. Lượng vốn lưu động này được trích từ vốn ban đầu cộng với doanh thu và dùng để chi cho việc mua nguyên liệu, nhập hàng hóa trong 1 tháng hoặc quý tiếp theo.

Việc kiểm soát tốt số lượng hàng trong kho theo giờ, ngày, tuần, tháng giúp người quản lý dễ dàng lên kế hoạch cho việc nhập nguyên liệu, sản phẩm kịp thời cũng như đưa ra phương án bán hàng phù hợp. Điều này giúp rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động đáng kể, thúc đẩy cửa hàng thu được nhiều lợi nhuận hơn. 

Công việc cần làm khi quản lý kho hàng là gì?

Một người quản lý kho hàng cần nắm rõ các công việc cơ bản. Từ đó, đưa ra chính sách, kế hoạch bán hàng, nhập sản phẩm phù hợp, tránh để “bị động” trong việc kinh doanh. Một số công việc cần làm khi quản lý kho hàng có thể kể đến là: 

  • Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho.
  • Đảm bảo mọi quy định, quy chuẩn trong kho.
  • Thực hiện thủ tục xuất - nhập.
  • Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu.
  • Đảm bảo các yếu tố PCCC trong quản lý kho hàng.

Khi nắm được tất cả các công việc này, người quản lý đã thuận lợi bước đầu trong việc kiểm soát kho hàng. Tiếp theo, hãy tham khảo 15 cách quản lý kho hàng cực hiệu quả dành cho doanh nghiệp trong nội dung tiếp theo.

Một người quản lý kho hàng cần nắm rõ các công việc cơ bản. Từ đó, đưa ra chính sách, kế hoạch bán hàng, nhập sản phẩm phù hợp

Một người quản lý kho hàng cần nắm rõ các công việc cơ bản. Từ đó, đưa ra chính sách, kế hoạch bán hàng, nhập sản phẩm phù hợp

15 Cách quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp

1. Thiết lập kho ở khu vực dễ quan sát

Kho hàng cần được đặt ở vị trí dễ quan sát để nhân viên có thể dễ dàng trong việc nhập - xuất, giao - nhận hàng hóa. Từ đó, tạo điều kiện cho nhân viên quản lý kho hàng nắm rõ được số lượng, kiểm tra hàng hóa có bị hư hỏng, lỗi hay không trước khi nhập vào kho và đặt lên quầy trưng bày. Điều này giúp chủ doanh nghiệp giảm thiểu rất nhiều rủi ro cũng như tránh lãng phí về thời gian, tiền bạc. 

2. Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học

Hàng hóa khi đưa vào kho cần được sắp xếp một cách khoa học, logic, bố trí thêm nhiều quầy, kệ, tủ bảo quản để phân loại hàng hóa. Điều này giúp công việc tìm kiếm, nhập, xuất hàng đơn giản hơn rất nhiều. Thứ tự sắp xếp hàng hóa cần được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên để quá trình vận hành được trơn tru, dễ dàng hơn. 

3. Tuân thủ quy tắc nhập trước - xuất trước

Một nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho đó là nhập trước - xuất trước. Mặt hàng, sản phẩm hay nguyên liệu nào được nhập vào kho trước thì xuất ra trước và ngược lại. 

Cách quản lý kho hàng này thường được ứng dụng đối với các cửa hàng bán thực phẩm có thời hạn sử dụng ngắn hay thời trang, đồ công nghệ. 

Mặt hàng, sản phẩm hay nguyên liệu nào được nhập vào kho trước thì xuất ra trước và ngược lại

Mặt hàng, sản phẩm hay nguyên liệu nào được nhập vào kho trước thì xuất ra trước và ngược lại

4. Thiết lập mức tồn kho tối ưu

Định mức tồn kho tối ưu là lượng hàng hóa cần được lưu giữ để đảm bảo cung ứng kịp thời ra ngoài thị trường khi có nhu cầu phát sinh, giữ cho hoạt động kinh doanh luôn diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Khi xác định mức tồn kho tối thiểu hoặc tối đa, người quản lý cần kiểm tra một số tiêu chí quan trọng sau:

  • Lượng hàng hóa đang tồn thực tế trong kho.
  • Số lượng đơn đặt hàng trong ngày, tuần, tháng.
  • Tình hình cung cấp hàng hóa của nhà cung cấp.
  • Tình hình tiêu thụ mặt hàng thực tế.

Tuy nhiên, định mức tồn kho cũng có thể thay đổi theo tuần, tháng, quý hoặc năm, bởi nhu cầu của khách hàng hay xu hướng tiêu dùng thường không tuân theo bất kỳ công thức nào. Doanh nghiệp cần kiểm tra, đánh giá định kỳ để đưa ra mức tồn kho tối ưu phù hợp nhất cho từng giai đoạn. 

5. Lưu mã vạch tất cả sản phẩm

Lưu mã vạch tất cả các sản phẩm trong kho giúp nhân viên giảm được lượng lớn thời gian trong việc tìm kiếm và kiểm đếm hàng hóa. Mỗi mặt hàng đều có một mã vạch riêng và số lượng nhất định khi nhập vào kho. Khi hàng đến tay người tiêu dùng đều phải qua một bước quét mã vạch để lưu trạng thái vào hệ thống. Điều này giúp người quản lý có thể dễ dàng theo dõi thông tin, số lượng hàng hóa trong kho mà không cần trực tiếp kiểm đếm nhiều lần.

6. Kiểm soát quy trình xuất kho

Đối với các doanh nghiệp bán hàng online hay kênh thương mại điện tử, việc phát sinh đơn hàng đến ngoại tỉnh, khu vực lân cận là gần như mỗi ngày. Vì vậy, quy trình xuất kho cần được kiểm soát chặt chẽ về số lượng trên danh mục đặt hàng cũng như kiểm tra tình trạng hàng hóa. Từ đó, đảm bảo hàng hóa có thể đến tận tay khách hàng mà không xảy ra bất cứ sai sót nào.

7. Kiểm kho định kỳ

Người quản lý kho hàng nên kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần, xác định số lượng và tình trạng của từng loại hàng hóa để phát hiện hư hỏng, kịp thời tiêu hủy chứ không bán ra thị trường. 

Việc kiểm tra này thường phải làm thủ công và cần từ 3 đến 5 người, đòi hỏi sự tỉ mỉ, kỹ lưỡng trong việc quan sát, đánh giá chất lượng sản phẩm. Toàn bộ kết quả kiểm kho định kỳ phải được lưu lại trong báo cáo để quản lý có thể kịp thời đưa ra cải tiến, thay đổi và phương án xử lý phù hợp.

Người quản lý kho hàng nên kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần, xác định số lượng và tình trạng của từng loại hàng hóa để kịp thời xử lý

Người quản lý kho hàng nên kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần, xác định số lượng và tình trạng của từng loại hàng hóa để kịp thời xử lý

8. Ưu tiên thứ tự ABC

Thứ tự ABC dùng để phân loại hàng hóa theo mức độ ưu tiên, cụ thể như sau: 

  • A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra không cao.
  • B: Sản phẩm có giá trị vừa phải và tần suất bán trung bình.
  • C: Sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán lại rất cao.

Sắp xếp hàng hóa theo thứ tự ưu tiên này giúp nhân viên dễ dàng cập nhật sản phẩm trên quầy trưng bày, đến tay người tiêu dùng dễ dàng hơn.

9. Mô hình Lean Manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing giúp nhà quản lý có thể đánh giá, tính toán và dự trù nguồn hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. Đồng thời, đem lại một số lợi ích sau:

  • Giảm lượng thời gian bốc xếp, chuyển kho đáng kể.
  • Rút ngắn thời gian tìm kiếm, kiểm tra hàng tồn.
  • Tối ưu thời gian cho quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.

10. Tính vòng quay tồn kho

Tính vòng quay hàng tồn kho giúp chủ doanh nghiệp có thể ước lượng và đưa ra dự báo về thời gian trung bình cho mỗi lần bán hết hàng. Từ đó, lập kế hoạch nhập - xuất cụ thể và chính xác hơn. 

11. Sử dụng thẻ kho

Nếu sử dụng thẻ kho, số liệu trong quá trình nhập, xuất đều được ghi chép, cập nhật thường xuyên. Đảm bảo mọi số liệu ở từng khâu phải khớp nhau, khi nhìn vào thẻ kho cũng dễ dàng xác định ngay lỗi sai bắt nguồn từ đâu trong việc quản lý kho hàng để có hướng xử lý kịp thời. 

12. Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Tương tự như việc đánh dấu hàng hóa bằng mã vạch, tem, nhãn sẽ giúp người quản lý kho hàng dễ dàng phân loại, sắp xếp cũng như tìm kiếm khi cần. 

13. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất cùng các chính sách bán hàng minh bạch, rõ ràng cũng là “mẹo” hay trong việc phát triển công việc kinh doanh. Giữ được mối quan hệ tốt với nhà sản xuất giúp cửa hàng chủ động hơn trong việc đổi, trả hàng hóa tồn kho để nhường chỗ cho sản phẩm bán chạy hơn. Đồng thời hỗ trợ tốt nhất trong việc cung cấp hàng hóa trong trường hợp cần gấp với mức giá ổn định. 

14. Quản lý kho hàng có kế hoạch dự phòng

Một số vấn đề có thể gặp trong quá trình kinh doanh đó là:

  • Doanh số bán hàng tăng “đột biến” trong khi lượng hàng trong kho lại không đáp ứng đủ.
  • Thiếu hụt dòng vốn lưu động.
  • Kho không còn chỗ chứa cho đợt hàng mới.
  • Sai sót trong việc tính toán, dự trù dẫn đến nhập quá nhiều số lượng của một mặt hàng.
  • Nhà sản xuất không đáp ứng đủ số lượng theo kế hoạch hoặc ngừng kinh doanh không thông báo.

Là người quản lý kho hàng, bên cạnh các cách kiểm soát, điều phối tốt thì còn cần có khả năng tính toán trước những tình huống bất ngờ xảy ra. Có như vậy, công việc quản lý kho hàng mới được trơn tru, thuận lợi, giảm nhiều chi phí và thu về nhiều lợi nhuận.

Người quản lý kho hàng cần biết điều phối, tính toán trước những tình huống bất ngờ xảy ra

Người quản lý kho hàng cần biết điều phối, tính toán trước những tình huống bất ngờ xảy ra

15. Ứng dụng giải pháp kho thông minh trong quản lý kho hàng

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng giải pháp kho thông minh trong quản lý kho hàng. Giải pháp này được đánh giá rất cao về độ nhanh nhạy, tiện dụng trong quá trình quản lý. Người quản lý chỉ cần theo dõi qua hệ thống camera, cảm biến cũng như cơ sở dữ liệu đã được nhập từ trước để kiểm đếm, theo dõi tình trạng, số lượng hàng hóa một cách nhanh chóng.

Sử dụng giải pháp kho thông minh, nhà quản lý có thể giảm thiểu được nhiều rủi ro xảy đến như thất thoát, thiếu hàng, tồn kho quá lâu. Đồng thời quản lý tốt số lượng hàng nhập - xuất theo giờ, ngày, tuần, tháng, việc chuyển kho giữa các chi nhánh cũng nhanh chóng, dễ dàng hơn rất nhiều. 

Một trong các giải pháp kho thông minh được ứng dụng nhiều trong doanh nghiệp có thể kể đến là Automated Warehouse – AS/RS do CMC TS Store Online nghiên cứu và phát triển. 

Đến với CMC TS Store Online, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí quản lý, đầu tư, vận hành nhưng hiệu quả đem lại cực kỳ cao. 

Quản lý kho hàng hiệu quả đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công, thất bại của công việc kinh doanh tại cửa hàng. Đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận. Hy vọng với 15 cách quản lý kho hàng được gợi ý trong bài viết, chủ đầu tư có thể đưa ra cho doanh nghiệp mình những phương án tối ưu nhất. Liên hệ ngay với CMC TS Store Online để được tư vấn về giải pháp kho thông minh Automated Warehouse – AS/RS.

1 bầu chọn / trung bình: 5